会議を効率よく進めるコツは？

仕事をしていると、会議の機会がどんどん増えていきます。
定例会議、進捗確認、部門をまたいだ調整、ブレスト、報告共有…種類も目的もさまざまで、それ自体は必要なコミュニケーションだと思うのですが、どうしても「長いわりに結論が出ない」「話があちこちに飛んで着地しない」「結局何が決まったのかわからない」というような状況に直面することが多く、正直、ストレスを感じてしまうこともあります。

特に、参加人数が多くなればなるほど、意見の整理が難しくなり、一部の人だけが話して終わる会議や、反対に誰も発言せず沈黙が続いてしまう会議もあります。
「この時間、必要だったのかな？」「メールやチャットで済んだんじゃないかな？」と疑問に思ってしまうこともあり、会議そのもののあり方について見直すべきではないかと思うようになりました。

一方で、「会議を通してチームの意識を合わせる」「方向性を共有する」「意思決定のスピードを上げる」といった、本来の目的をしっかり果たしている会議もあります。
そうした会議は、議題が明確で、進行もスムーズで、無駄なやりとりが少なく、終わったあとに「時間を使っただけの価値があった」と感じられます。
その差はいったいどこから生まれているのか、自分なりに考えるようになりました。

自分が会議の進行役（ファシリテーター）になる場面も増えてきて、会議をうまく回すことの難しさを痛感しています。
議題がブレないようにしながら、参加者それぞれの意見を引き出し、かつ時間内に結論まで持っていく――頭ではわかっていても、実際にやってみると想定外の展開になったり、全体の流れをうまくコントロールできなかったりして、「もっといいやり方があったのでは」と反省することが多いです。

特に難しいのが、「話したがりの人」と「黙ってしまう人」のバランスをどう取るか。
一部の人ばかりが話すと偏った議論になってしまうし、かといって無理に発言を促してもかえって萎縮させてしまう可能性もあります。
また、「参加者にとっての会議の目的や立場がバラバラで、温度差がある」ことも、会議の流れを鈍らせる原因になっているように思います。

効率よく、かつ意味のある会議を行うためには、どんな工夫をすればよいのでしょうか？
事前の準備や資料の出し方、議題の組み立て方、発言の仕方やまとめ方、ファシリテーションの技術など、実際に効果のあった方法や心がけているポイントがあれば、ぜひ知りたいです。

会議が有意義な時間になることで、チーム全体の生産性も上がると思います。
「もう会議は疲れる」とならないために、できることがあるならぜひ実践していきたいです。
些細なことでも構いませんので、会議を効率よく進めるためのヒントがあれば教えていただきたいです。